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マイナンバー対応の現場から
第2回 災害時メールテストもままならない? アルバイト社員への督促対応

アルバイトの方からの収集方法、悩みどころは?

前回、対応を柔軟にしておくことが、マイナンバーをスムーズに集めるためのポイントの一つとして挙げました。
とはいえ「うちにはこの方法はちょっとね……」と仰る企業様のお悩みも聞こえてきます。

今回は、ある飲食チェーンを展開されているA社様のお話です。

ご存知の通り、今や飲食チェーン店の店員さんといえば学生さんや主婦層などのアルバイトの方の占める割合が非常に大きくなっています。日勤や深夜勤、パートタイムなど、勤務時間帯や勤務日数も様々です。

このような企業様は給与明細の発行等はすでにWeb化されているところも多いようですが、明細はともかく、マイナンバー収集に関して言えば、「Webからのお知らせを本人が見ていなかった」では会社が困ります。(もちろん明細も見てもらいたいのですが……)

いよいよ開始! マイナンバー対策:第2回 災害時メールテストもままならない? アルバイト社員への督促対応

A社の総務ご担当者が仰るには、「震災以降、何度か災害時の安否確認のための対策として、メールを送信してもらうテストを行ったのですが、何度督促しても、やらない人はやらない。メールが難しければ電話してと言ってもしてもらえない。ひとりひとり本部から確認するのも限界があるので、不安が残ります」とのこと。

まとめていくと、

  1. 勤務のタイミングがバラバラのため、周知に時間がかかる(周知確認ができない)
  2. 周知をしても、すぐに対応してもらえるか確信が持てない
  3. 1の理由に加え、マイナンバーはセキュリティの観点から、「ある程度店長に任せる」という訳にもいかない

……これらのハッキリしたお悩みが見えました。

自動化がアナログ作業にもたらすメリット

まず今回は確実に周知することを第一に考え、自宅へ書類を郵送した上で、コストを抑えられる「スマートフォン申請方式」か「郵送方式」を本人が選べるような体制を取ることになりました。またシステム上で収集進捗管理と自動督促 ができるようにし、未提出者に備えます。

そこまでしても収集出来ない方へは、最終的には「アナログ対応」も必要になる可能性もありますが、そこは自動化した督促業務で削減できた工数で、少しでもカバーできそうですね。

一方で、飲食店のような少人数×多拠点 ではなく、1つの拠点にある程度の人数が集まっている企業様であれば、担当者が直接本人から収集するのも一つです。その場合、紛失・漏えいリスクを防ぐ対策が不可欠になります。

いよいよ開始! マイナンバー対策:第1回 アルバイトやパート社員からのマイナンバー収集

現従業員からの一斉収集も・・・

郵送やスマホ、会社での一斉収集。「本人が選べる」収集方法はこちら
http://www.ca-m.co.jp/cloud/mynumber/

アルバイト・パートを大量に採用される企業様向けの資料をDLできます

【マイナンバー】アルバイト・パートを大量に採用される企業様向け

連載コラム『マイナンバー対応の現場から』

第1回 アルバイトやパート社員からのマイナンバー収集
第2回 災害時メールテストもままならない? アルバイト社員への督促対応
第3回 マイナンバー対応におけるご担当者様の声

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