採用

Q　採用面接時に、特に配慮すべきことはなんでしょうか？

A　採用面接の際『本人に責任のない項目』や『本来自由であるべき項目』など、本人に聞いてはいけない項目が、厚生労働省の指針や職業安定法（法に基づく指針）によって多く存在します。労働法の基本は、労働者の保護を前提としているため、問題が起きないうちは良くても、ひとたび起きれば、相当なリスクが潜んでいることを理解しておく必要があります。

また、複数の面接者の対応を同時進行させなければならない場合など、なるべく面接者同士が顔を合わせないような動線や、別の面接の声が他に漏れないような配慮が個人情報保護の観点から大変重要となります。

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Q　不採用者への対応で気をつける点はどこでしょうか？

A　不採用を伝えるタイミングですが、これは早すぎても遅すぎても印象が良くありません。面接中に採否の判断ができるケースが多いと思いますが、本人への通知はその場では行われず、改めて数日（3～5日）後に行うことが無難です。

また、不採用時に「応募書類（履歴書など）を返却してほしい」と言われることがありますが、実際に返却するかどうかは、以下のようなリスクを考慮し、自社の方針としてあらかじめ決めておきましょう。

応募書類を返却することで『丁寧な会社』という印象を与えることができますが、応募者が多い場合や応募書類が多くある場合、封入ミスや宛名の記載ミスが発生する可能性が高まり、個人情報漏えいに繋がるリスクが伴います。応募書類を返却しない場合は、応募の連絡を受けた時と面接時にあらかじめ本人にその旨を伝えておくことが大切です。

返却する場合もそうでない場合も同一人物からの重複応募のチェックのため、本人の了承を得た上で応募書類の複写を一定期間保存しておくことも良いでしょう。

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Q　募集広告を出し、いい人であれば即採用決定しています。募集広告の反響はさほど悪くないのですが、退職の度に募集広告を出していたのではどうしても費用がかさんでしまいます。手軽にできる何か良い改善はありませんか？

A　例えば、採用が決定した後に別の方から応募の連絡があった場合、『既に他の方で決まりました』と言ってお断りするのではなく、『一旦別の方で決まってしまいましたが、欠員が出る可能性がございますので、よろしければお名前とご連絡先を頂戴できますか？』と言ってみましょう。万が一、退職者が出た時にこちらから接触することができますし、この質問への反応で相手の就業意欲も分かります。

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Q　採用に際し、若い年齢層の応募を期待しているのですが、実際には比較的年齢の高い応募者の方が多めです。広告上に募集年齢を記載せずに、キャッチコピーなどの工夫で何か良い方法はありますか？

A　雇用対策法が改正されたことにより、2007年10月から、年齢を制限した募集は原則禁止となりました。年齢表記の代わりに、『20代の方も数多く活躍中です』などのコピーや、顧客層をきちんと明示した上で、顧客層と円滑にコミュニケーションが図れる人材を募集したい旨を記載することでターゲットとする年齢層と応募者の年齢層のミスマッチを少なくすることができます。ただし、媒体ごとに定められた媒体規定に沿ったコピーにする必要が出てきます。

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Q　社員Aが経歴を偽って入社したことが判明しました。どのように対応すればいいでしょうか？

A　「詐称がなければ採用しなかった」と客観的に判断される場合は解雇の理由となります。但し、経歴に関する詐称があったとしても、そのことが採用、不採用の決定を大きく左右するようなものではないことや、入社後の処遇に重大な影響を与えるものでないと判断されるときは、懲戒解雇事由に該当しないとされています。

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Q　入社応募者、採用内定者に、住民票の提出を求めることは可能でしょうか？

A　採用選考に、住民票や戸籍抄本、身上調書など、プライバシーや人権にかかわる書類の提出を求めることは、本人の適正や能力などとは関連性がなく、合理性がないため、提出を求めることは、違法となる恐れもあります。なお、個人情報保護の観点からも、職業安定法第５条の４及び平成11年告示第141号により、社会的差別の原因となるおそれのある個人情報などの収集は原則として認められません。

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Q　パート社員募集にて、既婚の女性を面接。6Ｈの勤務希望であり、その他条件が採用基準内だったため採用。その後契約条件説明で入社前に来社してもらう。その際に、勤務時間が6Ｈのため社保加入の旨を伝えると、本人はご主人の扶養範囲内で働くつもりだった、と勤務時間を短縮して欲しいと主張。配属予定部署に掛け合ったが、勤務時間を短縮すると受け入れ不可、とのことに。他の部署は採用を行っていなかったため、本人に事情を話し、採用取り消しの旨を伝えると、当社に入社決まったので他社内定を断った、としてクレーム。

A　面接時に、保険加入有無の話を必ず行わなければいけません。また、募集要項にも詳細を記載しておくことが、トラブル回避になります。

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Q　契約社員の採用につき、長期勤務の募集だったが、契約更新を2ヶ月ごととしていた。採用内定者より、契約書の取り交わしのときに2ヶ月更新の旨を話すと、聞いていない、とクレーム。2ヶ月更新を繰り返して長期になる旨を説明するも、すぐに雇い止めにするための口実だ、と主張し納得せず。結局入社辞退となる。

A　面接時に、2ヶ月更新になることを説明するよう徹底しなければなりません。また、雇い止めにするため・・・等の口実と思われないよう、「1年契約等ですると、『１年は何もしなくてもいられる』となってしまう＝常に向上心を持っていただきたいと説明することも効果的です。会社の考え方を伝え、プラスに作用するように説明しなければなりません。

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Q　正社員の採用をする場合、まずは2ヶ月の契約社員を経て見極め→正社員という流れであるが、見極めに通らない社員がでた。契約社員をもう2ヶ月延長の旨を伝えると、「そんなことは聞いていない。2ヶ月後には正社員になれるというから入社した」と主張。結局「言った、言わない」になり、通常通り正社員にすることに。ただもともと正社員のレベルに全く達していない社員だったため、納得して退職という運びになるのに数年を要した。

A　見極めについて口頭で話すのはもちろん、面接時に記入する用紙にこの旨を伝える文章を追加（必ず全員が見るように）、また入社時に誓約書を取得するように徹底しなければなりません。就業規則、雇用通知書にも文言を追加しておく必要があります。納得できないという人が出てもこれらの書類を提示することで納得させることができます。